Cùng với triển khai đồng bộ các giải pháp xây dựng chính quyền điện tử, thời gian qua, tỉnh Sơn La đã đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ tài liệu lịch sử, chuyển phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống sang lưu trữ điện tử, tạo điều kiện phục vụ cung cấp thông tin lưu trữ nhanh chóng, chính xác.

Tài liệu được lưu trữ viên phân loại trước khi thực hiện số hóa.

Có mặt tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh những ngày đầu năm, chúng tôi chứng kiến các lưu trữ viên khi tra cứu tài liệu lưu trữ đã không còn phải tìm ở từng giá tài liệu giấy theo cách thủ công như trước, chỉ cần thao tác nhấp chuột tìm trên phần mềm máy tính là có thể tìm thấy đầy đủ hồ sơ, file tài liệu chỉ trong vài giây. Chị Nguyễn Thị Mai Anh, lưu trữ viên, cho biết: Nếu như trước đây phải mất cả buổi, thậm chí là vài ngày để tìm một tài liệu giấy, thì bây giờ chỉ từ vài giây đến vài phút là tìm thấy tài liệu điện tử qua phần mềm. Tài liệu lưu trữ của mỗi hồ sơ được scan xong sẽ lưu dưới dạng các file điện tử và đưa vào lưu trữ trên hệ thống máy chủ. Khi cần, chỉ việc gõ từ khóa trên máy tính sẽ tìm được tài liệu. Không chỉ tra cứu nhanh, việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng.

Tháng 1/2021, kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản tài liệu của Trung tâm được đầu tư xây dựng, hoàn thành và đi vào sử dụng, đáp ứng với quy mô và nhu cầu công việc của công tác lưu trữ, đảm bảo lưu lượng cho trên 30.000 mét giá tài liệu. Từ khi vận hành hệ thống kho được 1 năm, Trung tâm đã thu thập được trên 900 mét giá tài liệu của các cơ quan, đơn vị.

Với mục tiêu số hóa toàn bộ tài liệu giấy đang lưu trữ và những tài liệu giấy đang thu về, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, Trung tâm đã tham mưu cho Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2020-2024. Ngay sau khi đề án được phê duyệt, Trung tâm đã phối hợp với các sở, ngành triển khai thực hiện các nội dung cụ thể bảo đảm về tiến độ, hiệu quả và đúng quy định. Đồng thời, lựa chọn các tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện năng lực về chuyên ngành số hóa tài liệu; tổ chức đào tạo, chuyển giao công nghệ cho đội ngũ công chức, viên chức quản lý vận hành hệ thống số hóa tài liệu của Trung tâm. Trang thiết bị và phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử có tính ứng dụng, độ bảo mật cao.

Từ năm 2020 đến nay, Trung tâm đã tiến hành số hóa trên 400.000 trang văn bản, chủ yếu là tài liệu của UBND tỉnh, vì đây là tài liệu thường xuyên được khai thác. Năm 2022, Trung tâm tiếp tục tiến hành số hóa 215.000 trang văn bản. Dự kiến giai đoạn 2023-2024, sẽ số hóa 832.500 trang văn bản của phông lưu trữ UBND tỉnh từ năm 2005-2014 và các sở, ngành từ năm 1962-2014.

Bà Lê Thị Miền, Giám đốc Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh cho biết: Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử sẽ tạo điều kiện phục vụ cung cấp dịch vụ công một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng. Tài liệu sau khi số hóa sẽ được bảo vệ an toàn mà không lo lắng về việc tài liệu cũ đi hay chịu tác động của môi trường bên ngoài. Đặc biệt là giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ, tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng. Ngoài ra, số hóa dữ liệu có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau; xây dựng hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ, đảm bảo cho việc khai thác và sử dụng các tài liệu này một cách tối ưu nhất.

Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước, quản lý xã hội, xây dựng kinh tế, phát triển và nâng cao đời sống văn hóa của nhân dân. Số hóa tài liệu từ các văn bản giấy truyền thống sang lưu trữ điện tử là xu thế tất yếu, tạo bước đột phá trong công tác lưu trữ tại tỉnh, góp phần cải cách hành chính, bảo mật thông tin, tạo cơ hội và điều kiện tốt nhất để độc giả thuận tiện trong việc tiếp cận, tra cứu tài liệu lưu trữ.